Ngai chia sẻ rằng anh cũng học sử dụng Excel giống như cách hầu hết mọi người đang làm, đó là tìm kiếm các mẹo và thủ thuật trực tuyến trên Google.
"Bạn không cần phải là một kiểm toán viên hoặc chuyên gia Excel để sử dụng phần mềm nhằm đạt việc hiệu quả hơn hoặc tiết kiệm tiền", Ngai cho biết.
Dùng hàm SUMIFS của Excel để quản lý chi tiêu
Ngai sử dụng một bảng tính để theo dõi chi tiêu cá nhân và tìm ra những khoản có thể cắt giảm. Với mục đích đó, có thể dùng các hàm tính toán cơ bản trong Excel để thực hiện dễ dàng.
Đặc biệt, Ngai đề cao chức năng của hàm SUMIFS (tổng có điều kiện của nhiều đối số) trong việc lập bảng tính chi tiêu.
"Nếu bạn nhập chi phí hàng tháng của mình vào bảng tính, hãy thêm một ô phân loại chi phí theo loại, như thực phẩm, tiền thuê nhà hoặc giải trí. Sau đó, sử dụng hàm SUMIFS để cộng mọi thứ được gắn nhãn là “thực phẩm” hoặc “tiền thuê nhà” hoặc bất kỳ danh mục riêng lẻ nào khác lại với nhau", Ngai gợi ý.
Học cách dùng công cụ hàm
Ngai khuyên những người bắt đầu thành thạo Excel làm quen với nhiều công cụ chức năng khác nhau của phần mềm, được đặt trong menu Lookup and Reference.
"Các hàm ‘Index’, ‘Match’ hoặc ‘XLookup’ luôn hữu dụng", Ngai cho biết. Chuyên gia này tiết lộ rằng mỗi chức năng đó cho phép người dùng tìm kiếm thông tin và giá trị cụ thể trong một bảng dữ liệu lớn.
Andrew Ngai và các đối thủ tại cuộc thi Microsoft Excel World Championship sử dụng chúng để nhanh chóng xác định những thông tin hữu ích mà không cần lãng phí thời gian tìm hiểu trong tập dữ liệu đồ sộ.
Các phiên bản Excel gần đây có thêm tính năng Dynamic Arrays, có thể giúp người dùng tìm kiếm hàng loạt kết quả có liên quan trên nhiều ô khác nhau chỉ bằng một công thức. "Đó là một công cụ quan trọng, giúp tiết kiệm thời gian, dùng để sắp xếp và phân tích các tập hợp thông tin lớn", Ngai nói.
Ngai cho rằng điều giúp anh trở thành người dùng Excel giỏi nhất thế giới chính là 'tư duy luôn cố gắng cải thiện và tìm ra giải pháp tốt hơn'.
"Đó là điều thực sự thúc đẩy tôi cải thiện kỹ năng Excel trong thời gian đầu của sự nghiệp", ông nói thêm.
